重庆师范大学声像载体档案管理办法

为了提高学校声像载体档案工作的质量和管理水平，有效地为学校各项工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研和管理工作中的作用，依据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际，特制定本办法。

一、声像档案的概念界定与管理工作的基本原则 

1、 凡反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。 

2、 声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。 

3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。 

4、声像档案工作必须与学校各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即接受制作任务与接受声像材料归档任务要求同步。 

二、声像档案归档范围的确定 

（一） 确定的原则 

1 、归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 

2 、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。 

3、 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。 

（二） 归档的主要内容和重点 

1、归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。 

2、归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。 

（三）保管期限：声像档案的保管期限一般为永久。

（四） 不归档的文件材料 

1、不能反映本校工作、活动的声像材料； 

2、音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料； 

3、重份声像材料。 

三、声像载体材料部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1、新闻中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。 

2、声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。 

3、部门兼职档案员对收集的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。 

（二） 整理组卷 

1、 立卷原则 

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法。对同一内容、多种载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。 

2、 立卷分类 

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。 

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。 

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。 

3、 立卷分工 

（1）综合管理材料，由新闻中心立卷归档。 

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位立卷归档。 

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。 

（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由新闻中心或档案馆负责征集或委托征集。 

4、归档材料的整理 

（1） 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套及音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。 

（2） 根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。 

（3）照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。 

（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求参照原国家教委《高等学校档案部门业务建设规范》执行。 

（5） 声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。 

（三）归档验收 

1、声像材料形成部门应在规定时间内向档案馆办理移交手续。填写移交目录一式二份，各执一份备查。 

2、归档的声像载体的文件材料，必须符合《高等学校档案部门业务建设规范》案卷质量要求。 

3、综合管理材料档案归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间按随交随归的原则执行。 

四、分类编号

1、根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号的二级类目(载体)代号(代码)简表

SX11 综合管理文件

SX12 照片

SX13 录音带

SX14 录像带

SX15 幻灯片

SX16 磁盘

SX17 影视胶片

SX18 缩微胶片

SX19 光盘

2、声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号。模式如下：

20XX—SX00—1～n

其中：“20XX”表示年度号

“SX”表示声像档案一级类目代号

“OO”表示声像档案二级类目代号

“1～n”表示保管单位号

3、保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。年度用声像档案形成的自然年度。

五、声像档案的开发利用 

1、编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供条件。

2、建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

3、档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还。需续借者，应重新办理借阅手续。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

4、对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。 

5、母带（片）一般不借出，特殊情况须按规定，办理批准手续。