重庆师范大学实物档案管理暂行办法

为了更有效地管理和保护好学校实物档案资源，使实物档案工作步入制度化、规范化的建设轨道，更好地展示、研究学校建设、发展历程，为学校各项中心工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校实物档案的形成规律和档案管理工作的实际情况，特制定本办法。

一、实物档案的概念界定与管理工作的基本原

1、实物档案是学校档案资源的组成部分，是学校的宝贵财产，是文书档案的重要补充和佐证，具有直观性和多样性的特点，并为今后研究史料发挥依据和凭证作用，因此，必须由档案馆集中统一管理。

2、实物档案主要包括：荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学、科研设备、设施等。

3、努力实现实物档案的现代化管理，加大开发实物档案的利用价值，为学校中心工作服务。

二、实物档案归档范围

学校各项活动中形成的，具有保存价值的相关资料，均属于本归档范围。

1、历任书记、校（院）长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

2、学校各个发展阶段使用的公章、印模。

3、中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。

4、学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上）。

5、在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

6、学校教师、学生出版的著作、SCI发表的论文。

7、中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

8、学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

9、反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）。

10、有收藏保存价值的教学、科研设备、设施等。

11、各类媒体报道我院重要事件、活动、人物的有关实物（报纸、音像、光盘）。

12、其他有保存价值的，能反映学校发展历程的实物，经档案馆认定后归档。

三、实物档案的建立和保管

1、采用学校各部、处、院、直属业务单位等部门为立卷单位，分别组卷向档案馆移交归档，同时档案馆向有关单位和个人征集相结合的工作原则。

2、各立卷单位的兼职档案员，应根据实物档案的归档范围，定期做好各项材料的收集工作。

3、各立卷单位在档案部门的业务指导下，对收集的实物档案进行整理、立卷、归档工作。

4、如属工作需要，实物档案由部门保管的，必须将目录清单及说明报档案馆注册登记，并由档案馆拍摄照片，标明存放地点，按规定存放。

5、档案馆负责搜集学校过往历史产生的具有较高史料价值的相关实物。

四、实物档案的整理和归档

1、整理原则：实物档案一件为一卷，按实物类别、形成时间分类整理编号。并做到目录与物品相符，物品与照片相符，照片与底片相符。

2、书稿、著作类实物每本只编件号，不编页号，在目录中注明页数。

3、名人字画、奖状类不装订，采用平放或卷放，每张编一个号。

4、证书材料、印章、锦旗、奖杯以及特制的纪念品等，每件编一个号。

5、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

6、字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、地点事由、赠送人、接收人。（重要的应注明赠送人情况）清单一式两份。

7、实物档案实行计算机信息管理，必须对每件实物档案进行拍照，作为电子版信息挂载在档案信息管理系统中。

8、进馆实物要编制总登记号。

9、移交档案时交接双方必须当面检查验收，严禁差错。

10、归档移交时，填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

五、实物档案的编目

1、实物档案的类目代码

一级类目

SW实物类

二级类目

11礼品

12人物

13藏品

14奖品、证书

15出版物

2、编制档号

1）根据实物档案形成的特点，编制档号。

2）实物档案档号=年度号+实物类别+流水号

格式如下：

年度号——SW11—— 1～n 

流水号

实物类一、二级类目代码

年度号（四位阿拉伯数字组成）

六、实物档案的利用

1、对学校实物档案进行固定陈列，可供师生员工参观，进行传统教育；

2、学校各二级单位如需利用实物档案时，可到档案馆办理借出手续，但对珍贵的实物档案，原则上只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。