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重庆师范大学文件材料立卷归档办法
2010-09-01 09:36  

 

重庆师范大学文件材料立卷归档办法

根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等有关规定,为进一步加强和规范学校档案工作,结合我校实际,特制定本办法。

第一条本校各二级单位均为文件材料立卷单位。立卷单位必须坚持实行文件处理部门立卷,定期向校档案馆归档的制度。

第二条文件材料处理部门的兼职档案工作人员负有文件材料立卷工作的职责,应认真履行岗位职责,做好文件立卷归档工作。各二级单位应确定一位领导分管文件材料立卷归档工作。

第三条要坚持做好文件材料平时归卷工作。凡办理完毕的文件材料,经办的领导和有关人员应将文件材料及时送交本部门兼职档案工作人员;部门兼职档案工作人员应及时收集已办理完毕的、具有查考价值的文件材料,并给予恰当分类,归在有关的卷夹内,以便及时查找利用和年终立卷归档。

第四条各立卷单位要根据部门工作情况,在每年初拟定“立卷类目”。以后每年在上一年的基础上进行调整。“类目”应根据机关部门活动的规律,将该年可能形成的文件,按照立卷的要求与方法拟制。

第五条文件立卷归档整理方法,按照《重庆师范大学归档文件整理细则》(附件1)执行。

第六条各立卷单位应按照《重庆师范大学各二级单位归档范围和保管期限》(附件2)要求,将归档文件收集齐全完整。

第七条文件立卷要求:

1.各部门立卷归档的文件材料应以本单位形成的材料为主,上级发来的文件材料,属于本机关的主管业务并要执行的,也要立卷归档。凡需归档的文件材料一定要收集齐全,包括收发文件的正附件、电报、会议记录、大事记、照片及公文拟办过程中形成的全部有价值的材料。领导外出开会带回的需要贯彻执行的文件等,也需立卷归档保存。如发现文件不全,确实无法收齐的,由立卷单位撰写报告,随卷归档。

2.各单位对不需要归档的公函文件,包括各单位的会计文件材料,以及内部的或含密级的刊物、资料在登记造册,经单位党政领导签批后,按学校相关规定进行集中统一销毁。任何单位和个人无权私自销毁文件材料,违者按国家有关规定处理。

3.各单位归档文件中具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案,应同时整理一份移交档案馆归档。

4.各机关及直属单位应在每年6月前完成立卷归档工作,各学院应在次学年寒假前完成立卷归档,科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。归档时,由立卷单位填写编制归档文件目录(一式二份),向校档案馆进行交接。

第八条挂靠机构、临时机构的文件立卷,归哪个部、处主管的,由主管单位负责立卷。撤销单位的文件,应在撤销前随时将文件立卷向校档案馆归档。

第九条凡立卷单位都要建立健全收、发文登记制度;文件借阅登记制度;文件催办和清退制度;归档案卷领导审阅制度;平时归卷和年终文件立卷归档制度。

第十条校档案馆负责对各单位的兼职文件材料档案工作人员定期进行业务培训,加强经常性的业务指导。

第十一条本办法自印发之日起执行,由校档案馆负责解释。

附件:1.重庆师范大学归档文件整理细则(试行)

2.重庆师范大学二级单位归档范围和保管期限(试行)

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